Algemene voorwaarden

Toepassing 

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen CIVIC Digital Affairs B.V. (hierna: CIVIC) en haar opdrachtgever(s), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Bij aanpassing, verlenging, een nieuwe opdracht voor dezelfde opdrachtgever of enige andere vorm van verandering van de opdracht blijven de algemene voorwaarden van toepassing. CIVIC heeft de mogelijkheid op deze momenten de algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen met inachtneming dat deze voorafgaande aan de start van de werkzaamheden bekend moeten zijn gemaakt. Afwijkingen zijn alleen geldig als beide partijen die uitdrukkelijk en schriftelijk hebben bevestigd.

 

Offertes en overeenkomsten 

Offertes van CIVIC zijn vrijblijvend en geldig tot 30 dagen na dagtekening, tenzij anders vermeld. Een overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever een offerte schriftelijk of per e-mail heeft geaccepteerd, of zodra in opdracht van de opdrachtgever CIVIC feitelijk met de werkzaamheden is gestart. 

 

Uitvoering van de opdracht 

De werkzaamheden worden uitgevoerd naar beste inzicht en vermogen overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. CIVIC werkt volgens de Gedragscode van de Beroepsvereniging voor Public Affairs. CIVIC voert de werkzaamheden zorgvuldig uit op basis van een inspanningsverplichting. De opdrachtgever zorgt ervoor dat alle benodigde informatie tijdig, volledig en juist wordt aangeleverd. Als dit niet gebeurt, kan dit gevolgen hebben voor de planning of de kwaliteit van het advies. 

 

Vergoeding en betaling 

De werkzaamheden vinden plaats op basis van de in de offerte genoemde tarieven. Alle tarieven zijn exclusief btw, exclusief reis- en verblijfskosten en exclusief eventuele kosten derden. De tarieven worden jaarlijks per 1 januari geïndexeerd. Facturatie vindt plaats volgens de afspraken in de offerte of overeenkomst. De betalingstermijn is uiterlijk 14 dagen na factuurdatum.

 

Wijziging of beëindiging van de opdracht 

Opdrachten op basis van een vast bedrag per maand zonder einddatum hebben een opzegtermijn van zestig dagen. Opdrachten op basis van nacalculatie hebben een opzegtermijn van dertig dagen. Bij wijziging of beëindiging van de opdracht heeft CIVIC recht op vergoeding van de reeds verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten. Bij overmacht (zoals ziekte, internetstoringen, cyberaanvallen, pandemieën, overheidsmaatregelen of andere omstandigheden buiten de invloed van CIVIC), wanneer de opdrachtgever verplichtingen niet nakomt of wanneer de opdrachtgever failliet wordt verklaard dan wel op een andere manier in financiële problemen verkeert, mag de uitvoering van de opdracht door CIVIC worden opgeschort of beëindigd. 

 

Vertrouwelijkheid 

Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de opdracht ontvangen. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de overeenkomst. 

 

Inzet derden 

Voor aanvullende expertises kunnen op verzoek van de opdrachtgever of na advies van CIVIC derden worden ingeschakeld. Inschakeling van derden vindt enkel plaats in overeenstemming met de opdrachtgever. Kosten verbonden aan het inschakelen van derden worden doorbelast aan de opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. CIVIC is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van ingeschakelde derden. 

 

Intellectueel eigendom en Licentie(s) 

Alle rechten op door CIVIC ontwikkelde adviezen, rapporten, analyses, AI-tooling, het monitoringsplatform (inclusief algoritmes, modellen en broncode) en andere materialen blijven eigendom van CIVIC, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De opdrachtgever krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht. Het is niet toegestaan om de software of output te kopiëren, wijzigen, reverse-engineeren of te gebruiken voor het trainen van eigen AI-systemen, tenzij schriftelijk toegestaan. Gebruik dient te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving. CIVIC is niet aansprakelijk voor onrechtmatig gebruik.

 

Aansprakelijkheid 

CIVIC verricht de werkzaamheden naar beste kunnen en neemt daarbij de zorgvuldigheid in acht die van CIVIC verwacht kan worden. CIVIC is uitgesloten van elke aansprakelijkheid, behalve aansprakelijkheid voor schade veroorzaakt door opzet of grove schuld van CIVIC en haar medewerkers en schade geleden door opdrachtgever als direct gevolg van een ernstige schending door CIVIC van de contractuele verplichtingen, voortvloeiende uit de opdracht met een maximum van €15.000,-. CIVIC is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade of gederfde winst. 

 

Personeel 

Het is de opdrachtgever gedurende de overeenkomst niet toegestaan en ook niet gedurende 12 maanden na het einde ervan medewerkers van CIVIC in dienst te nemen dan wel met deze medewerkers over indiensttreding te onderhandelen dan wel enige directe of indirecte contractuele relatie aan te gaan, tenzij in overleg met en na toestemming van CIVIC. Bij overtreding is een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van €25.000,- per gebeurtenis. 

 

Klachten 

Eventuele klachten over de uitvoering van de opdracht moeten binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk worden gemeld bij een van de partners binnen CIVIC. CIVIC zal de klacht zorgvuldig onderzoeken en binnen een redelijke termijn een oplossing voorstellen. 

 

Toepasselijk recht en geschillen 

Op alle overeenkomsten tussen CIVIC en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die niet in goed overleg kunnen worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar CIVIC is gevestigd.